Vernichtung von Unterlagen zum 01.01.2023

Es wieder soweit … Mit dem neuen Jahr kommen die neuen Vorsätze. Die Lager sind voll, und Lagerfläche ist teuer und Mangelware. Deshalb möchte man sich am liebsten schnellstmöglich von den Unmengen von Belegen befreien.

Aber VORSICHT, als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten.

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Steuerfalle – Ordnungsgemäße Rechnungen und Verträge

Tagtäglich flattern Eingangsrechnungen in den Laden. Für viele Ladner ein extremer Liquiditätsabgang und deshalb nur ein Übel.

Viele vergessen aber, dass sie mit dem Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung bares Geld in Ihren Händen halten, nämlich exakt in Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer!

Deshalb neben der Überprüfung, ob der ausgewiesene Lieferumfang der Realität entspricht, sollte unbedingt auch geprüft werden, ob die vorliegende Rechnung überhaupt eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist.

Für das Recht auf Vorsteuerabzug, das heißt, die Geltendmachung der ausgewiesenen Umsatzsteuer ist unter anderem Voraussetzung, dass eine im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nicht ordnungsgemäß, dann wird es bei einer Betriebsprüfung teuer.

Beispiel:

Betriebsprüfung über 4 Jahre

Im ersten Jahr des Prüfungszeitraums werden nicht ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von insgesamt T€ 50 aufgedeckt.

Diese beinhalten

Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt 4.700,00 € (7% und 19%)

Ergebnis:

Zahllast an das Finanzamt: 4.700,00 € + 1.128,00 € Zinsen = 5.828,00 €

Zwar reduziert sich um diesen Betrag das steuerliche Ergebnis, die Zinsen sind steuerlich aber nicht abzugsfähig.

 

Aber wie sieht denn eine ordnungsgemäße Rechnung aus?

Eine Rechnung muss alle folgenden Bestandteile aufweisen:

  1. Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollstände Anschrift des Lieferanten / Vertragspartners
  2. Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollstände Anschrift ihres Unternehmens
  3. Entweder Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Lieferanten / Vertragspartners
  4. Ausstellungsdatum
  5. Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer / Vertragsnummer
  6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (konkrete Bezeichnung ist erforderlich – allgemeine Formulierungen reichen nicht aus!), Bezugnahmen auf Lieferscheine sind nur möglich, wenn diese eindeutig identifizierbar (Bezug auf Lieferscheinnummer) sind und am besten hinten dran getackert sind. Bezieht sich die Rechnung auf einen Lieferschein, dann muss dieser auch aufbewahrt werden!
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Leistung (Angabe, wann die Leistung fertig gestellt wurde, genügt). Beides ist notwendig, auch wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum übereinstimmen! Die Angabe „Lieferdatum = Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
  8. Separater Ausweis: Nettobetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung)
  9. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde. Beispiel: Abzugsmöglichkeit Skonto
  10. Hinweis auf eine Entgeltminderung (Rabatte und Bonus)
  11. Anzuwendender Steuersatz
  12. Hinweis ggf. bei Steuerbefreiung
  13. Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt.

Fehlerhafte Rechnungen können zwar in Einzelfällen korrigiert werden, dies geht allerdings mit viel Aufwand einher. Zusätzlich ist Voraussetzung, dass der Lieferant bzw. Leistende noch existiert.

Für Kleinbetragsrechnungen unter € 250,00 gelten im Übrigen Vereinfachungen.

 

ACHTUNG: Diese Anforderungen gelten auch für Dauerverträge wie zum Beispiel Mietverträge oder bei größeren Anschaffungen! In der Praxis fehlen hier oftmals bei:

  • Mietverträgen die Vertragsnummer sowie die Angabe der Steuernummer des Vermieters
  • größeren Anschaffungen die Angabe des Lieferzeitpunkts.

 

Bei der Prüfung der Rechnungsvoraussetzungen ist das Finanzamt gnadenlos, Praktikerlösungen laufen ins Leere. Deshalb:

So wie Sie Rechnungen und Verträge inhaltlich (= Lieferumfang) prüfen, so sollten Sie auch immer die Formalien prüfen.
Legen Sie sich die Prüfliste immer griffbereit hin und nutzen Sie diese auch.

Weitere Infos zum Thema Ordnungsgemäße Rechnung kann auch hier nachgelesen werden: Pflichtangaben auf Rechnung beachten – DATEV TRIALOG-Magazin

 

Kontaktieren Sie uns gerne über unser Kontaktformular oder per E-Mail an mail@moertl-wende.de.
Wir freuen uns Sie umfassend zu beraten und mit Ihnen kreative Steuer- und Unternehmensstrategien zu entwickeln.

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Würden Sie nicht viel lieber den Beleg direkt digital ablegen und uns zur Verfügung stellen? Immer aktuell, ohne lästiges Suchen am Anfang des neuen Jahres?

Dann haben wir die Lösung für Sie.

Als digitale Steuerkanzlei bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dass wir Ihre Steuererklärung digital erstellen und Sie diese dann in einem Online-Portal einsehen und dort digital freizeichnen (unterschreiben) können – alles ohne Papier und Zeitverlust.

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Lastenrad Lastenfahrrad Cargobike steuerlich absetzen

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In diesem Beitrag möchten wir uns deshalb mit der Frage befassen:

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