Ab dem 1.1.2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen zwingend elektronisch geführt werden.

1. Grundbegriffe: Entgeltunterlagen und Lohnkonto

Für jeden Mitarbeitenden müssen Arbeitgeber Entgeltunterlagen führen. Dazu gehören unter anderem:

• das Lohnkonto (alle Abrechnungsdaten pro Mitarbeitenden),
• Stammdaten (Personaldaten, Beschäftigungsart),
• Abrechnungsbelege (z. B. Lohnabrechnung, Provisionsabrechnungen),
• Nachweise und Bescheinigungen, die für Beiträge und Lohnsteuer wichtig sind.

 

Ab dem 1.1.2027 gilt:

Die in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten ergänzenden Entgeltunterlagen müssen verpflichtend elektronisch geführt werden. Ältere Papierunterlagen müssen nicht nachträglich digitalisiert werden.

Die Dokumente können z. B. als PDF oder Bilddatei gespeichert werden, müssen eindeutig einem Mitarbeitenden und einem Zeitraum zugeordnet sein und geordnet auffindbar bleiben.

 

Welche Unterlagen müssen im Wesentlichen ab 01.01.2027 elektronisch geführt werden?

Die folgenden Unterlagen dienen als Begründung dafür, wie Beschäftigung, Beiträge und damit auch die Lohnsteuer behandelt werden:

• Nachweise zur Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht (z. B. Bescheide, Immatrikulationsbescheinigungen bei Studenten).
• Erklärungen von Minijobbern zu weiteren Beschäftigungen und zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten zu weiteren kurzfristigen Beschäftigungen im Kalenderjahr.
• Nachweise über den Krankenversicherungsschutz kurzfristig Beschäftigter.
• Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Anzahl von Kindern (z. B. Geburtsurkunden) für die Pflegeversicherung.
• Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz.
• Unterlagen zu ausländischen Mitarbeitenden aus Staaten außerhalb des EWR (Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis).
• Unterlagen zur Entsendung (z. B. zur Dauer und Art der Tätigkeit).
• Daten der erstatteten DEÜV-Meldungen und der Meldungen der Krankenkassen, die die Beitragsberechnung beeinflussen.
• Personalfragebogen für geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte.
• Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz.
• Unterlagen zum Statusfeststellungsverfahren (Antrag, Bescheid, Gutachten).
• Nachweise über Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben.

 

 

Abgrenzung zu Lohnkonto und Lohnsteuerunterlagen – Wichtig für die Praxis:

Das Lohnkonto enthält alle Abrechnungsdaten (Brutto, Netto, Steuer, Beiträge etc.) und ist Teil der Entgeltunterlagen. Die elektronisch zu führenden ergänzenden Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV sind quasi die „Belege“, die erklären, warum das Lohnkonto bestimmte Einträge enthält (z. B. Minijob statt Vollzeit, Pflegeversicherungszuschlag, keine Rentenversicherungsbeiträge).

 

Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen und Sozialversicherungsprüfungen gilt:

Alle relevanten Lohn- und Entgeltunterlagen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar und maschinell auswertbar sein. Die Finanzverwaltung kann Daten elektronisch prüfen oder als Datenträger/Cloud-Export verlangen. Über die digitale Lohnschnittstelle (DLS) werden standardisiert die Daten aus dem Lohnkonto übermittelt. Die ergänzenden Entgeltunterlagen gehören nicht zum DLS-Datensatz, müssen aber bei Prüfungen als elektronische Nachweise verfügbar sein.

 

Kurz gesagt: Was im Lohnkonto steht, muss sich anhand der elektronisch geführten Entgeltunterlagen schlüssig erklären lassen.

 

Was sollten Arbeitgeber bis Ende 2026 tun?

• Bestandsaufnahme: Welche der oben genannten Unterlagen liegen noch in Papierform vor?
• Systemcheck: Können Lohn- oder HR-Systeme diese Unterlagen strukturiert elektronisch speichern? Gibt es ein Dokumentenmanagement oder eine digitale Personalakte?
• Ablagekonzept: Festlegen, wo und wie die Unterlagen elektronisch abgelegt werden (Ordnerstruktur, Dateinamen, Zuordnung zu Mitarbeitenden).
• Zuständigkeiten: Klären, wer für Erfassung, Kontrolle und Archivierung zuständig ist
• Testlauf: Für einige Mitarbeitende prüfen, ob alle Entgeltunterlagen und Lohnsteuerdaten vollständig elektronisch vorliegen und schnell auffindbar sind.

 

Durch die elektronische Ablage erfüllt ein Arbeitgeber ab 1.1.2027 nicht nur die gesetzlichen Anforderungen und ist besser für Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen gerüstet, sondern führt sein Unternehmen auch zukunftsorientiert in das digitale Zeitalter.