Vernichtung von Unterlagen

Schon über die Digitalisierung Ihrer Unterlagen nachgedacht?

Revisionssichere Software bietet hier alltagstaugliche Möglichkeiten für die digitale Archivierung von Belegen. Vorteil: Keine Aufbewahrung alter Belege und zusätzliche Lagerfläche wird frei. Die Lager sind voll, und Lagerfläche ist teuer und Mangelware. Deshalb möchte man sich am Liebsten schnellstmöglich von den Unmengen von Belegen befreien. Aber VORSICHT, als Unternehmer müssen Sie bei der Vernichtung von Unterlagen einiges beachten.

Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewahrungsfrist revisionssicher digital oder in Papierform 10 bzw. 6 Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame bzw. steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur 6 Jahre aufzubewahren.

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Diese können in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren, müssen jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Hierbei ist insbesondere bei EDV-Umstellungen dran zu denken.

Dennoch gelten auch hier die allgemeingültigen Aufbewahrungsfristen:

Folgende Belege mit 10 Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 01.01.2022 vernichtet werden:

(= 2010er Unterlagen)

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Sämtliche Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Ausschlaggebend ist immer, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel:

Wurde die Bilanz 2010 im Jahr 2011 erstellt, dann beginnt die Frist am 01.01.2012 zu laufen und endet am 31.12.2021. Die Belege dürfen somit ab dem 01.01.2022 vernichtet werden.

 

Folgende Belege mit 6 Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 01.01.2022 vernichtet werden:

(= 2015er Unterlagen)

• Schriftverkehr: Handels- und Geschäftsbriefe
• E-Mails

 

ABER ACHTUNG:

Thermopapier!

Dieses kann mit der Zeit verblassen. Damit dieses innerhalb der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren lesbar bleibt, empfehle ich grundsätzlich, besonders bei hohen Beträgen, Kopien zu machen! Digitale Archivierung schließt dieses Risiko aus.

Ersetzendes Scannen!

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege direkt vernichtet werden. Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem auch die Einhaltung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Austausch von Hardware!

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt insbesondere auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass diese Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, so dass keine Gefahr von Datenverlust besteht.

Kassensysteme!

Bitte beachten Sie, dass neben den Kassensystemen auch die folgenden Unterlagen aufbewahrt werden:

• Betriebsanleitungen
• Protokolle wann und wo die jeweilige Kasse zum Einsatz kam
• Unterlagen zur Kassenprogrammierung inkl. Umprogrammierungen
• Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)
• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Anlagevermögen!

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, so beginnt die 10 Jahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Beispiel:

Ein Computer wird Mitte 2010 angeschafft. Seine gewöhnliche Nutzungsdauer beträgt 3 Jahre (= Mitte 2013). So dürfen die zugehörigen Belege erst ab dem 01.01.2024 vernichtet werden.

Mietverträge!

Gelten als Rechnung sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind 10 Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.

Urkunden!

Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege.

 

Unser Tipp für die Zukunft:

• Markieren Sie sämtliche Ordner vor der Archivierung mit der entsprechenden Jahreszahl und dem Vermerk wann diese letztmals relevant waren.
• Verlängern Sie vorsorglich gedanklich Ihre Aufbewahrungsfristen um 2 Jahre.
• Speichern Sie elektronische Daten ebenfalls in Jahreszahlordnern ab. So sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite und können die Ordner bei der Vernichtungsaktionen „wegwerfen“ ohne die Daten vorher prüfen zu müssen.
• Denken Sie über die Digitalisierung Ihrer Belege in einem revisionssicheren System Dies erleichtert die Aufbewahrung ungemein.

 

Sie haben noch Fragen zur Vernichtung von Unterlagen?

Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit per E-Mail an mail@moertl-wende.de.
Wir freuen uns Sie umfassend zu beraten und mit Ihnen kreative Steuer- und Unternehmensstrategien zu entwickeln.