Die Prüfung der Kasse – ACHTUNG das wird teuer!

Viele Ladner sind darum bemüht Ihre Buchhaltung ordnungsgemäß und laufend zu führen. Doch gerade das Thema, welches steuerlich sogar existentiell teuer werden kann, wird oftmals stiefmütterlich im Alltag behandelt: Die Kasse.

Das Finanzamt kann insbesondere durch 3 Prüfungsformen die Kasse ins Visier nehmen:

• Unangemeldete Kassennachschau
• Umsatzsteuer-Sonderprüfung
• im Rahmen der laufenden Betriebsprüfung.

Alle 3 Varianten haben eines gemeinsam, sie können bei festgestellten Mängeln richtig teuer werden.

Eine nicht ordnungsgemäße Kasse befugt das Finanzamt zu Hinzuschätzungen von Umsätzen. Die Startgebote liegen nicht selten erst mal bei 10 Prozent Hinzuschätzung von Umsätzen. Hierauf wäre dann, sofern man rechtlich nicht gegenhalten kann, die Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer bzw. Einkommensteuer sowie Gewerbesteuer abzuführen.

Bei nicht unerheblichen Umsätzen im Lebensmittelhandel können die hieraus entstehenden festgesetzten Steuern existentiell für Ihr Unternehmen sein.

Deshalb sollten Sie bereits – bevor der Prüfer klingelt – besonderes Augenmerk auf eine ordnungsgemäße Kasse haben.

Im Alltag sollten besonders folgende Punkte nicht vernachlässigt werden:

1. Ihre Kasse muss jederzeit sturzfähig sein. Dies bedeutet, dass der Istbestand mit dem Sollbestand übereinstimmen muss. Die Daten Ihrer Kasse sollten also nie aufgelaufene Kassendifferenzen enthalten.
2. Bei Kassenschluss ist unter einem 4-Augen-Prinzip ein sogenanntes Zählprotokoll anzufertigen. Dieses Protokoll ergibt den sogenannten IST-Bestand Ihrer Kasse. Weicht der SOLL-Bestand vom IST-Bestand ab, so ist diese Differenz in der Kasse zu erfassen. Nach der Erfassung muss der SOLL- mit dem IST-Bestand übereinstimmen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass es Kassensysteme gibt, die dies bereits bei Erfassung des Zählbestands automatisch erledigen.
3. Kassen-Updates müssen immer zeitnah aufgespielt werden. Eine alte Kassensoftware führt automatisch zur ersten Auffälligkeit.
4. Jede Kasse muss die Möglichkeit eines Datenexports haben. Hat sie dies nicht, öffnet dies automatisch die Tür zur Befugnis zum Schätzen von Umsätzen.
5. Sämtliche Protokolle über Anpassungen in der Kasse, egal ob Software- oder Preis- oder zum Beispiel Steuersatzanpassungen sind aufzubewahren!
6. Richten Sie ein Kassen-Organisationshandbuch ein. Dieses sollte unter anderem enthalten:

• • Technische Anleitung zur Kasse
  • Verfahrensdokumentation
  • Sicherheitskonzept zur Vermeidung von Fehlern

ACHTUNG: Viele Betriebsprüfer tätigen vor Beginn einer Betriebsprüfung Inkognito-Käufe.
Im Rahmen dieser Einkäufe werden besonders anfällige Sachverhalte „ausgelöst“ und beobachtet.

 

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