E-Rechnung: Ein Überblick für Unternehmen in Deutschland – der 01.01.2025 steht vor der Tür!
Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung der Buchhaltung und des Rechnungswesens.
Hier erfahren Sie, was Sie dazu wissen sollten:
Was ist eine E-Rechnung und wen betrifft sie?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt und direkt elektronisch verarbeitet werden kann (z. B. XML).
Anders als eine einfache PDF-Rechnung erfüllt sie spezifische gesetzliche Anforderungen und ermöglicht eine automatische Weiterverarbeitung.
Die E-Rechnung betrifft ab 01.01.2025 vor allem Unternehmen in Deutschland.
Zeitplan:
- Ab dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
- Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen. - Ab dem 01.01.2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Formate der E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland sind zwei Formate relevant: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungsverordnung, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur und Anwendung.
- XRechnung
- Definition: Ein strikt standardisiertes XML-Format, das für die automatische Verarbeitung optimiert ist.
- Anwendungsbereich: Hauptsächlich bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
- Vorteile:
- Maximale Kompatibilität mit Systemen öffentlicher Verwaltungen.
- Erleichtert die vollständige Automatisierung von Rechnungsprozessen.
- Einschränkung: Für Menschen unleserlich, da ausschließlich maschinenlesbar.
- ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
- Definition: Ein hybrides Format, das PDF und XML kombiniert.
- Anwendungsbereich: Eignet sich für den B2B- und B2C-Bereich
- Vorteile:
- Das PDF kann vom Empfänger visuell geprüft werden.
- Für Unternehmen ohne automatisierte Systeme leichter zu verwenden.
Vorteile der E-Rechnung
- Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Zahlung von Rechnungen.
- Kostenersparnis: Reduzierte Papier- und Druckkosten.
- Nachhaltigkeit: Umweltfreundlich durch weniger Papierverbrauch.
- Fehlervermeidung: Automatische Verarbeitung minimiert Eingabefehler.
Empfehlung für den Umstieg auf die E-Rechnungserstellung
Analyse der bestehenden Prozesse:
- Rechnungsstellung: Wie werden Rechnungen aktuell erstellt und versendet (z. B. manuell, mit Software, papierbasiert)?
- Datenqualität: Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Daten (z. B. Steuernummer, IBAN, Positionen) in Ihren Rechnungen enthalten sind. Fehlende Daten können die Umstellung erschweren.
- IT-Systeme: Verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Software, die E-Rechnungen erzeugen und verarbeiten kann?
Technische Voraussetzungen schaffen
- Softwarelösung auswählen: Entscheiden Sie sich für eine Buchhaltungs- oder ERP-Software, die E-Rechnungen unterstützt (mit XRechnung- und ZUGFeRD-Kompatibilität).
- Schnittstellen einrichten: Passen Sie Ihre IT-Systeme an, um Rechnungen automatisch erstellen, empfangen und weiterverarbeiten zu können.
- Datenformat prüfen: Achten Sie darauf, dass Ihre Software die gesetzlichen Formate und Standards einhält.
Fazit: Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Prozesse zu modernisieren. Starten Sie frühzeitig mit der Umstellung auf die E-Rechnung.
Gerne unterstützen wir Sie dabei.
Lesen Sie auch unseren weiteren Blogbeitrag zum Thema E-Rechnung aus dem Juni 2024: E-Rechnung ab 01.01.2025 – Was ist nun zu tun?
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