Ausmisten und Aufbewahrung Ihrer Buchhaltungsunterlagen/-daten – Was Sie ab 2026 beachten müssen!

Bewahren Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen noch in Papierform auf oder sind Sie bereits auf digitale Prozesse umgestiegen? Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III und der Anpassung von rechtlichen Vorgaben, etwa durch das Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 30.04.2025, wurden entscheidende neue Weichen gestellt. Seit dem 1. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Daneben ist nun auch die Archivierung von E-Mails geklärt.

 

Digital oder Papier: Was ist erlaubt?

Wenn Sie noch alles in Papierform aufbewahren, sollten Sie überlegen, ob nicht eine Umstellung auf die digitale Buchhaltung wirtschaftlicher und einfacher für Sie wäre. Doch unabhängig davon, ob Sie Belege in Papierform oder digital aufbewahren, müssen Sie sich an die rechtlichen Vorgaben und Fristen halten.

Seit 2025 gilt:

– 8 Jahre Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen.

– 6 Jahre Aufbewahrungspflicht für einfache Geschäftsunterlagen, die keine steuerrechtliche oder ergebniswirksame Bedeutung haben.

Mein Tipp:

Nutzen Sie unbedingt ein modernes revisionssicheres Verfahren, wie zum Beispiel digitales Belegbuchen mit DATEV Unternehmen online, und dokumentieren Sie Ihre Prozesse in einer Verfahrensdokumentation, um Ihre Aufbewahrungspflichten auch in digitaler Form ordnungsgemäß zu erfüllen. Papierbelege dürfen dann nach der Digitalisierung sicher vernichtet werden. So sparen Sie Platz und Kosten.

 

Aufbewahrungsfristen und wichtige Regeln (Aktualisiert mit BFH-Urteil vom 30.04.2025)

Insbesondere durch aktuelle Rechtsprechungen, wie das BFH-Urteil vom 30.04.2025, wird nochmals verdeutlicht: Auch E-Mails mit steuerlicher Relevanz zählen zu den dokumentations- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und unterliegen denselben Fristen wie andere handels- und steuerrechtliche Dokumente.

Die Fristberechnung beginnt immer mit Ablauf des Jahres in dem sie das letzte Mal „genutzt“ wurden.

Beispiel: Die Buchhaltung 2025 wurde samt Jahresabschlusserstellung im Jahr 2026 abgeschlossen. Die Fristberechnung beginnt also mit Ablauf des 31.12.2026.

Beachten Sie also: Gilt eine 8-jährige Frist, so ist der letzte steuerlich relevante Vorgang entscheidend. Verzögert sich etwa die Erstellung der Bilanz oder der Erlass eines Steuerbescheids in ein Folgejahr, so verschiebt sich die Frist ebenfalls.

 

Alle steuerrechtlich relevanten Dokumente und Belege, egal ob in Papierform, digital oder als E-Mail, unterliegen den unten aufgelisteten Aufbewahrungsfristen.

1. Belege mit 8 Jahren Aufbewahrungspflicht:

• Buchhaltungsbücher
• Buchhalterische Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege wie Rechnungen, Pfand- und Kassenbelege
• E-Mails mit steuerrechtlich relevantem Inhalt

Beispiel: Wenn Ihre Bilanz 2016 im Jahr 2017 erstellt wurde und die Bescheide eingegangen und bestandskräftig sind, beginnt die Frist am 1. Januar 2018 und endet am 31. Dezember 2025. Ab dem nächsten Tag, also dem 1. Januar 2026, darf die Vernichtung erfolgen.

 

2. Belege mit 6 Jahren Aufbewahrungspflicht:

Handels- und Geschäftsbriefe (inkl. Briefe per Post oder per E-Mail), sowie einfache interne Korrespondenzen ohne steuerliche Effekte dürfen nach Ablauf von 6 Jahren entfernt werden. Ab dem 01. Januar 2026 können somit nicht steuerrelevante Unterlagen aus dem Jahr 2019 und älter vernichtet werden.

 

Was gilt als aufbewahrungspflichtiger geschäftlicher E-Mail-Verkehr?

• Rechnungen und Zahlungsanweisungen per E-Mail (z. B. Rechnungen im PDF-Format, elektronische Zahlungsaufforderungen)
• Vertragsvereinbarungen oder Bestellungen per E-Mail
• Schriftwechsel in Bezug auf steuerrelevante Geschäfte oder Buchungsvorgänge

 

Wie müssen E-Mails aufbewahrt werden?

• Vollständig und unverändert: Die E-Mails müssen im Original und unverändert sowie in einem revisionssicheren Archivierungssystem gespeichert werden. Ein Ausdruck der E-Mails reicht nicht aus.
• Zusammenhang wahren: Technische Metadaten, Anhänge und alle Informationen zur Nachverfolgbarkeit der E-Mail müssen erhalten bleiben. Dazu gehören z. B. auch der Versandzeitpunkt und Absender-Informationen.
• Lesbarkeit sicherstellen: Auch nach Jahren muss sichergestellt werden, dass die E-Mails und ihre Inhalte lesbar bleiben. Ein passendes Software-Archiv und regelmäßiges Backup sind hier essenziell.

Weitere wichtige Hinweise zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen

 

Thermopapier: Verblasste Belege können teuer werden. Sorgen Sie deshalb für digitale Kopien oder scannen Sie wichtige Dokumente frühzeitig ein, besonders bei hohen Beträgen oder bei Belegen mit längeren Aufbewahrungsfristen.

 

Mietverträge: Mietverträge gelten als Rechnungen, wenn aus ihnen Vorsteuer gezogen wird. In solchen Fällen beträgt die Aufbewahrungsfrist 8 Jahre nach Beendigung der Vertragslaufzeit.

 

Anlagevermögen: Bei der Anschaffung von abnutzbarem Anlagevermögen beginnt die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren erst nach Ablauf der vollständigen Abschreibung.

 

Kassensysteme:  Neben elektronischen Kassensystemen müssen Sie auch zugehörige Unterlagen wie Betriebsanweisungen, Tagesendsummenbons (Z-Bons), Protokolle zu Einsatz und Umprogrammierung der Kassen sowie tägliche Zählprotokolle aufbewahren.

Vernachlässigen Sie bitte nicht die Pflege und Wartung älterer Hardware, die Sie für das Auslesen von archivierten Daten benötigen. Insbesondere bei Ladenschließungen ist unbedingt darauf zu achten, dass die Daten auch später noch auslesbar sind und Datenexporte für den Betriebsprüfer möglich sind. Betriebsprüfungen nach Schließung eines Unternehmens / Ladens sind keine Seltenheit!

 

E-Rechnung: Pflicht seit 01. Januar 2025

Das Empfangen von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für B2B-Geschäftsvorfälle zwischen inländischen Unternehmen. Die digitale Verarbeitung von E-Rechnungen setzt voraus, dass Ihr Buchhaltungsprogramm dafür ausgelegt ist, z. B. durch die Nutzung der DATEV E-Rechnungsplattform.

 

Fazit: Zukunftssichere Buchführung beginnt mit digitaler Transformation

Das neue BFH-Urteil zur Aufbewahrung von E-Mails und die immer stärkere Digitalisierung in der Wirtschaft verdeutlichen, wie wichtig es ist, sich frühzeitig mit revisionssicheren digitalen Lösungen auseinanderzusetzen.

Mit Systemen wie zum Beispiel DATEV Unternehmen online können Sie sicherstellen, dass Ihre Belege – unabhängig von ihrer Form – gesetzeskonform archiviert werden. So sparen Sie nicht nur Platz und Zeit, sondern entlasten auch Ihre Arbeitsprozesse erheblich.

 

Mein Tipp: Beginnen Sie – sofern noch nicht geschehen – mit der Umstellung auf vollständig digitale Prozesse. Digitale Buchhaltungs- und Archivierungslösungen sind der Schlüssel zur sicheren und zukunftsfähigen Unternehmensführung.