Monatlich Gutscheine an Arbeitnehmer – So setzen Sie die Sachbezugsfreigrenze optimal um
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden monatlich Gutscheine im Wert von bis zu € 50,00 steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren, vorausgesetzt diese werden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausgegeben. Nicht begünstigt sind Gutscheine, die im Rahmen einer Gehaltsumwandlung oder anstelle einer Gehaltserhöhung gewährt werden. Die Leistung muss immer zusätzlich zum bisherigen Lohn erfolgen.
Entscheidend hierbei ist, dass es sich nicht um Geld, sondern um einen echten Sachbezug handelt.
ACHTUNG. Bei den € 50,00 handelt es sich um eine Freigrenze; bereits bei Überschreiten um € 0,01 wird der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig.
Bei der Wahl der Gutscheine muss insbesondere auf folgendes unbedingt geachtet werden:
Sie dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in einem begrenzten Kreis berechtigen. Die Anforderungen des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) müssen erfüllt sein.
Hierbei muss man wissen, dass drei relevante Gutscheinarten existieren:
- Zulässige Closed-Loop-Gutscheine: Einlösung nur beim Aussteller (z. B. Einzelhändler, Tankstelle) – OHNE Barauszahlungsmöglichkeit!
- Zulässige Controlled-Loop-Gutscheine: Einlösung bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen (z. B. bestimmte Ladenketten, City Cards). – OHNE Barauszahlungsmöglichkeit!
- Nicht zulässige Open-Loop-Gutscheine (z. B. Prepaid-Kreditkarten mit uneingeschränkter Akzeptanz), da diese als Geldleistung gelten.
Achten Sie unbedingt bei der Auswahl des Anbieters darauf, dass keine Barauszahlung möglich ist und die Einlösung auf einen klar definierten Kreis von Waren/Dienstleistungen und Akzeptanzstellen beschränkt ist. Einige Anbieter haben dies in ihren AGB´s verankert.
Wie sollte die praktische Umsetzung im Unternehmensalltag aussehen?
- Übergeben Sie die Gutscheine monatlich und dokumentieren Sie die Übergabe (z. B. durch Unterschrift oder digitale Bestätigung). Es gibt Anbieter, die monatlich automatisch das Guthaben gutschreiben. Hier erfolgt die Dokumentation über Rechnungsstellung an den Arbeitgeber.
- Überwachen Sie, dass pro Mitarbeiter und Monat die € 50,00 Grenze nicht überschritten wird – auch bei mehreren Sachbezügen.
- Die Gutscheinausgabe sollte über die Lohnabrechnung erfasst werden.
- Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, dass die Gutscheine nicht bar auszahlbar sind und nur für die vorgesehenen Waren/Dienstleistungen genutzt werden dürfen.
Mit der richtigen Auswahl des Gutscheinanbieters und einer sauberen Abwicklung können Sie Ihren Mitarbeitenden attraktive steuerfreie Zusatzleistungen bieten und gleichzeitig die gesetzlichen Vorgaben sicher einhalten. Setzen Sie auf Closed- oder Controlled-Loop-Gutscheine und achten Sie auf eine lückenlose Dokumentation – so profitieren alle Seiten von der Sachbezugsfreigrenze.
