Wichtige Änderung bei der Non-Food-Sachwertentnahme

Wichtiger Hinweis für den Lebensmitteleinzelhandel

Neue Regeln zur Sachwertentnahme und Auswirkungen auf Ihre Steuererklärung

Einzelhändler, die Lebensmittel sowie Non-Food-Artikel wie Kosmetik oder Putzmittel verkaufen, sollten sich dringend mit den neuesten Regelungen zur Sachwertentnahme vertraut machen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Besonders in Bezug auf die Pauschalen für Sachentnahmen gibt es wichtige Änderungen, die verbindlich sind.

Was hat sich geändert?

Bisher war es unter bestimmten Voraussetzungen möglich, Sachentnahmen (also die unentgeltliche Entnahme von Waren aus dem Geschäft) pauschal zu berechnen, ohne dass detaillierte Einzelaufzeichnungen nötig waren. Die Pauschbeträge, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht wurden, umfassten zunächst nur Lebensmittel und Getränke. Doch veranlasst durch eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs (BFH) im Jahr 2024 wurde nun leider klargestellt, dass für Entnahmen von Non-Food-Artikel wie Kosmetik, Putzmittel oder Schreibwaren zwingend Einzelaufzeichnungen geführt werden müssen.

Warum ist das wichtig für Sie?

Ein Inhaber eines Lebensmittelladens, der auch Kosmetik und Putzmittel verkauft sollte sich dringend bewusst machen, dass er für die Entnahme von Non-Food-Artikeln nicht mehr die Pauschbeträge ansetzen darf, sondern detaillierte Aufzeichnungen führen muss. Andernfalls drohen Probleme mit dem Finanzamt.

Beispiel:

Herr Müller betreibt einen Supermarkt, in dem er nicht nur Lebensmittel und Getränke verkauft, sondern auch Kosmetikprodukte und Reinigungsmittel. Im Jahr 2025 entschließt er sich, einige Kosmetikprodukte für den privaten Eigenbedarf zu entnehmen. Der betriebliche Bedarf – wie zum Beispiel Toilettenpapier auf der Mitarbeitertoilette – fällt natürlich nicht hierunter. Wenn er sich noch immer auf die Pauschbeträge für Sachentnahmen stützt, wird das Finanzamt dies möglicherweise beanstanden, da eine genaue Aufzeichnungspflicht besteht. Diese könnte etwa in Form einer detaillierten Liste der entnommenen Produkte (inklusive Preise und Mengen) erfolgen.

Welche Pauschbeträge gelten 2025 für den Lebensmitteleinzelhandel?

Laut den aktuellen BMF-Schreiben gelten für das Jahr 2025 folgende Pauschbeträge für Sachentnahmen im Lebensmitteleinzelhandel:

• Nahrungs- und Genussmittel: Hier bleibt der Pauschbetrag unverändert bei 1.723,00 Euro (1.363,00 Euro = 7 % und 360,00 Euro = 19 %) pro Person.
• Non-Food-Artikel (Kosmetik, Putzmittel, Schreibwaren, etc.): Diese sind nun nicht mehr pauschal abgedeckt und müssen durch Einzelaufzeichnungen nachgewiesen werden.

Für Einzelhändler wie Herrn Müller bedeutet dies, dass er nun auch die entnommenen Kosmetikprodukte und Putzmittel detailliert aufzeichnen muss, anstatt eine Pauschale anzusetzen.

Fazit: Handeln Sie jetzt!

Die Änderungen in den Pauschbeträgen und die damit verbundene Aufzeichnungspflicht sind ein wichtiger Punkt, den Sie nicht übersehen sollten. Wer diese Regeln nicht beachtet, riskiert Nachzahlungen durch das Finanzamt. Gerade für Einzelhändler, die wie Herr Müller eine Mischung aus Lebensmitteln und Non-Food-Artikeln verkaufen, ist es entscheidend, die richtigen Schritte zu unternehmen und von Anfang an ordnungsgemäße Aufzeichnungen zu führen. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich frühzeitig an Ihren Steuerberater, um rechtzeitig Klarheit über Ihre Pflichten zu erhalten und mögliche Probleme zu vermeiden.

Praxistipp: Achten Sie darauf, dass auch kleinere Entnahmen, etwa von Kosmetik oder Reinigungsmitteln, korrekt dokumentiert werden, um spätere Schwierigkeiten zu vermeiden!

 

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