Firmenrabatte an Mitarbeiter – Der Dauerbrenner
Die Gewährung von Rabatten an Mitarbeiter, kaum ein Ladner hat sie nicht. Ziel der Mitarbeiterrabatte ist die Steigerung der Mitarbeitermotivation und der Rückfluss von ausgezahlten Gehältern ins Unternehmen. Daneben wird die Bindung ans Unternehmen und an die Produkte gefördert.
Zusätzlich hat der Mitarbeiter den Vorteil, dass ihm ein Warenwert brutto wie netto zufließt und der Arbeitgeber spart sich die Sozialversicherungs-Arbeitgeber-Anteile.
Folgender Beitrag soll aufzeigen, welche Formen oftmals in der Praxis vorzufinden sind und welche Konsequenzen sich aus der vorliegenden Handhabung ergeben, denn eines ist klar: Im Alltag weicht die übliche Praxis von den theoretischen Anforderungen oftmals stark voneinander ab. Die Folge sind hohe Steuer- und Sozialversicherungsnachzahlungen bei Betriebsprüfungen, und zwar für den Ladner!
Grundsätzlich dürfen dem Mitarbeiter € 90,00 Rabatt je Monat, das heißt € 1.080,00 im Jahr gewährt werden. Die Bewertung des Wirtschaftsgutes, auf dass es Rabatt gibt, lässt einen Bewertungsabschlag von 4 % zu.
Das heißt im Einzelfall:
Erhält der Arbeitnehmer neben einem Abschlag von 4 % auf den Bruttoverkaufswert einen weiteren Rabatt bis zu € 90,00 im Monat, so ist dies unschädlich. Aber was passiert, wenn dieser Betrag überschritten wird?
Dann wird es teuer, und zwar schon bei scheinbar geringen Beträgen, wie folgendes Beispiel verdeutlicht:
Beispiel-Situation:
Ladner hat 10 Angestellte, die einen Mitarbeiterrabatt von 20 % bei Ihren Einkäufen erhalten.
Die Mitarbeiter kaufen für rund € 600,00 im Monat ein.
Nun findet eine Betriebsprüfung über einen Zeitraum von 4 Jahren statt.
Was hat der Unternehmer zu erwarten?
Bei einer Betriebsprüfung wird aufgedeckt:
Berechneter Rabatt = 12 Monate x € 600,00 x 20 % = € 1.440,00
Zulässiger Rabatt = 12 Monate x € 600,00 x 4 % + € 90,00 = € 1.368,00
Übersteigender Betrag je Mitarbeiter und Jahr = € 72,00
€ 72,00 x 4 Jahre x 10 Mitarbeiter x ca. 100 % (LSt & Sozialversicherung) = Nachzahlung € 2.880,00 (!!!) zzgl. Nachzahlungszinsen.
Aber wie läuft es richtig? – Folgende Alternativen sind oftmals in der Praxis zu finden:
1. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt € 90,00 bar ausgezahlt
Für die Lohnabrechnung bedeutet dies:
Brutto Erhöhung um geldwerten Vorteil = + € 90,00
Netto = + € 90,00 Auszahlung an Mitarbeiter
Folge:
Es ist der Belegnachweis zu führen, dass der Mitarbeiter tatsächlich für € 90,00 im Laden eingekauft hat.
Die Belege sind jeweils in der Lohnakte aufzubewahren. Dies ist die aufwendigste und unsicherste Variante!
2. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt keine € 90,00 ausgezahlt, erhält aber eine Gutschrift von € 90,00 auf seinem Einkaufskonto (Beispiel: Gutscheinkarte, Karteikarten). Es werden maximal weitere Rabatte in Höhe von 4 % an der Kasse gewährt
In der Lohnabrechnung:
Brutto Erhöhung um geldwerten Vorteil = + € 90,00
Netto = – € 90,00 keine Auszahlung an Mitarbeiter übers Gehalt
Folge:
Es sind keine Belege aufzubewahren. Der Nachweis wird über die Mitarbeiterkarte erbracht.
3. Alternative: Der Mitarbeiter bekommt keine € 90,00 ausgezahlt, er erhält ausschließlich Mitarbeiterrabatte an der Kasse.
In der Lohnabrechnung:
In der Lohnabrechnung ist der tatsächliche geldwerte Vorteil auszuweisen.
In der Praxis wird aufgrund des hohen Verwaltungsaufwand oftmals darauf verzichtet.
Folge:
Rabatt bis 10 %:
Aufgrund der Lebenserfahrung ist es relativ unwahrscheinlich, dass die € 90,00 Grenze überschritten wird (Mitarbeiter müsste für über € 937,50 brutto im Monat einkaufen). Das Betriebsprüfungsrisiko ist sehr gering. In der Praxis ist unseres Erachtens deshalb keine Dokumentation notwendig.
Es sei denn, dass durch andere Umstände (Mitarbeiter hat Kinder & gutes Zweiteinkommen ist vorhanden) von Seiten der Finanzverwaltung nachgewiesen werden könnte, dass Mitarbeiter diesen Einkaufswert monatlich überschreitet.
Rabatt > 10%:
Es ist der Belegnachweis zu führen, dass der Mitarbeiter nicht mehr als € 90,00 Rabatt im Monat erhalten hat.
Zwar handelt es sich bei den € 90,00 um einen Freibetrag, dies heißt nur die überschreitenden Beträge sind kritisch und könnten aber über den Lohn versteuert und verbeitragt werden.
Erfolgt dies aber nicht direkt in der laufenden Lohnabrechnung, dann zeigt das obige Beispiel auf, dass bereits geringe Beträge bei Läden mit mehreren Mitarbeitern schon zu hohen unerwarteten Nachzahlungen führen können. Werden die € 90,00 an die Mitarbeiter ausgezahlt und noch zusätzlich Rabattprozente (über 4%) gewährt, dann wird es richtig teuer.
Mein Tipp: Überprüfen Sie zeitnah Ihr Rabattsystem, führen Sie notwendige Dokumentationen und vermeiden Sie das Überschreiten des Freibetrags! Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt.
