Weg mit Altlasten

Die Lager sind voll, und Lagerfläche ist teuer und Mangelware. Deshalb möchte man sich am liebsten schnellstmöglich von den Unmengen an Belegen befreien. Aber Vorsicht: Als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten.

Je nach Art und Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewarhrungsfrist zehn beziehungsweise sechs Jahre. Hier ist grundsätzlich entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten also die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift stets die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich nur um übliche Geschäftsunterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, so sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

 

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Sie können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Daran ist insbesondere bei EDV-Umstellungen zu denken.

 

Im Einzelnen bedeutet dies:

Folgende Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1.1.2021 vernichtet werden: (= 2009er Unterlagen).


• Buchhaltungsbücher
• Inventare
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanzen zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Sämtliche Buchungsbelege wie z.B. Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Beispiel:

Wurde die Bilanz 2009 im Jahr 2010 erstellt, dann beginnt die Frist am 1.1.2011 zu laufen und endet am 31.12.2020. Die Belege dürfen somit ab dem 1.1.2021 vernichtet werden. Folgende Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1.1.2021 vernichtet werden: (= 2014er Unterlagen)

• E-Mails
• Schriftverkehr: Handels-und Geschäftsbriefe


Thermopapier

Dieses kann mit der Zeit verblassen. Digitale Archivierung schließt dieses Risiko aus.

10 Jahre

müssen Belege aufbewahrt werden.

 

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt, können unter strengen Voraussetzungen die Papierbelege vernichtet werden.

Austausch von Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten.

Kassensysteme

Bitte beachten Sie, dass neben den Kassensystemen auch die dazugehörigen Unterlagen aufbewahrt werden

• Tagesendsummenbons

• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Anlagevermögen!

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, beginnt die Zehnjahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Mietverträge

Gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind 10 Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.

Urkunden

Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungs- bilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege

 

 


 

Mein Tipp:

"Denken Sie über die Digitalisierung Ihrer Belege nach. Dies erleichtert die Aufbewarung ungemein."