Tagtäglich flattern Eingangsrechnungen in den Laden. Für viele Ladner ein extremer Liquiditätsabgang und deshalb nur ein Übel. Viele vergessen aber, dass sie mit dem Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung bares Geld in Ihren Händen halten, nämlich exakt in Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer! Deshalb neben der Überprüfung, ob der ausgewiesene Lieferumfang der Realität entspricht, sollte unbedingt auch geprüft werden, ob die vorliegende Rechnung überhaupt eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist.

Für das Recht auf Vorsteuerabzug, das heißt, die Geltendmachung der ausgewiesenen Umsatzsteuer ist unter anderem Voraussetzung, dass eine im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.
Sind Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes nicht ordnungsgemäß, dann wird es bei einer Betriebsprüfung teuer.

Beispiel:

Betriebsprüfung über 4 Jahre
Im ersten Jahr des Prüfungszeitraums werden nicht ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von insgesamt T€ 50 aufgedeckt.
Diese beinhalten Vorsteuerbeträge in Höhe von insgesamt 4.700,00 € (7% und 19%)

Ergebnis:

Zahllast an das Finanzamt: 4.700,00 € + 1.128,00 € Zinsen = 5.828,00 €
Zwar reduziert sich um diesen Betrag das steuerliche Ergebnis, die Zinsen sind steuerlich aber nicht abzugsfähig.

Aber wie sieht denn eine ordnungsgemäße Rechnung aus?

Eine Rechnung muss alle folgenden Bestandteile aufweisen:

• Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollstände Anschrift des Lieferanten / Vertragspartners
• Vollständiger Name (inkl. Rechtsform = Namensbestandteil) und vollstände Anschrift ihres Unternehmens
• Entweder Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Lieferanten / Vertragspartners
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer / Vertragsnummer
• Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer / Vertragsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitpunkt der Leistung (Angabe, wann die Leistung fertig gestellt wurde, genügt). Beides ist notwendig, auch wenn Rechnungsdatum und Leistungsdatum übereinstimmen! Die Angabe „Lieferdatum = Rechnungsdatum“ ist ausreichend.
• Separater Ausweis: Nettobetrag (aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiung)
• Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde. Beispiel: Abzugsmöglichkeit Skonto
• Hinweis auf eine Entgeltminderung (Rabatte und Bonus)
• Anzuwendender Steuersatz
• Hinweis ggf. bei Steuerbefreiung
• Umsatzsteuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt

Fehlerhafte Rechnungen können zwar in Einzelfällen korrigiert werden, dies geht allerdings mit viel Aufwand einher. Zusätzlich ist Voraussetzung, dass der Lieferant bzw. Leistende noch existiert.

ACHTUNG:

Diese Anforderungen gelten auch für Dauerverträge wie zum Beispiel Mietverträge oder bei größeren Anschaffungen! In der Praxis fehlen hier oftmals:

• bei Mietverträgen die Vertragsnummer sowie die Angabe der Steuernummer des Vermieters
• bei größeren Anschaffungen die Angabe des Lieferzeitpunkts

Mein Tipp:

Bei der Prüfung der Rechnungsvoraussetzungen ist das Finanzamt gnadenlos, Praktikerlösungen laufen ins Leere. Deshalb: So wie Sie Rechnungen und Verträge inhaltlich (= Lieferumfang) prüfen, so sollten Sie auch immer die Formalien prüfen. Legen Sie sich die Prüfliste immer griffbereit hin und nutzen Sie diese auch