Richtig entrümpeln

Gerne möchte man sich von den Unmengen von Belegen befreien. Aber Vorsicht: Als Unternehmer müssen Sie hierbei einiges beachten.

Je nach Wichtigkeit der Belege beträgt die Aufbewarhrungsfrist zehn beziehungsweise 6 Jahre. Hier ist entscheidend, ob die Belege von steuerrechtlicher Bedeutung sind. Könnten die Belege für eine Betriebsprüfung relevant sein, greift die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Handelt es sich um übliche Unterlagen ohne ergebniswirksame oder steuerrechtliche Relevanz, sind diese nur sechs Jahre aufzubewahren.

 

Bei Eingang der Belege in Papierform besteht ein Wahlrecht. Sie können in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Bei Eingang der Belege in elektronischer Form besteht kein Wahlrecht. Diese sind in elektronischer Form aufzubewahren und müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Daran ist insbesondere bei EDV-Umstellungen zu denken.

 

Im Einzelnen bedeutet dies:

Folgende Belege mit zehn Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden: (= 2008er Unterlagen): Buchhaltungsbücher, buchhalterische Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, zugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, sämtliche Buchungsbelege. Ausschlaggebend ist, wann die Unterlagen letztmals steuerlich relevant waren.

Beispiel:

Wurde die Bilanz 2008 im Jahr 2009 erstellt, dann beginnt die Frist am 1. Januar 201O zu laufen und endet am 31. Dezember 2019. Die Belege dürfen somit ab dem 1. Januar 2020 vernichtet werden. Folgende Belege mit sechs Jahren Aufbewahrungspflicht dürfen ab dem I. Januar 2020 vernichtet werden: (= 2013er Unterlagen)


• Schriftverkehr: Handels-und Geschäftsbriefe

• E-Mails


Achtung: Thermopapier

Dieses kann verblassen. Damit es innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich — vor allem bei hohen Beträgen — Kopien zu machen.

6-10   Jahre müssen Belege aufbewahrt werden - je nach Wichtigkeit

 

Ersetzendes Scannen

Papierbelege können unter folgenden Bedingungen durch Scannen in elektronische Unterlagen umgewandelt werden: Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original übereinstimmen, jederzeit verfügbar sein und lesbar gemacht werden können. Zusätzlich muss das Verfahren den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört unter anderem die Einhaltung der Verfahrensdokumentation.

Austausch von Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie eventuell noch für das Auslesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt auch für Kassen.

Kassensysteme

Neben Kassensystemen müssen folgende Unterlagen aufbewahrt werden:


• Betriebsanleitungen

• Einsatz-Protokolle

• Unterlagen zur Kassenprogrammierung

• Tagesendsummenbons

• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Anlagevermögen!

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, beginnt die Zehnjahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Mietverträge

Gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird. Diese sind 10 Jahre nach der letzten Gültigkeit aufzubewahren.

Urkunden

Sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie einige Zollbelege

 

 


 

Mein Tipp:

"Markieren Sie Ordner mit entsprechenden Jahreszahlen und speichern Sie elektronische Daten ebenfalls in Jahreszahlordnern."