Belege richtig aufbewahren

Gleich vorweg: Der Gesetzgeber beschäftigt sich immer wieder mit der Thematik Aufbewahrung von Belegen, aber geändert hat sich nichts.

Belege mit steuerrechtlicher Bedeutung haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Ausschlaggebend ist, wann die Unterlagen letztmals steu-erlich relevant waren.

 

Beispiel:

Wurde die Bilanz 2007 im Jahr 2008 erstellt, dann beginnt die Frist am 1.1.2009 und endet am 31.12.2018. Die Belege dürfen somit ab dem 1.1.2019 vernichtet werden. Dazu gehören:


• Buchhaltungsbücher

• Buchh. Aufzeichnungen

• Inventare

• Jahresabschlüsse

• Lageberichte

• Eröffnungsbilanzen

• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

• Sämtliche Buchungsbelege wie Rechnungen, aber auch Pfand- und Kassenbelege

Belege ohne Relevanz für die, Buchhaltung haben sechs Jahre Aufbewahrungspflicht und dürfen ab dem 1.1.2019 vernichtet werden (= 2012er Un-terlagen). Dazu gehören:


• Schriftverkehr: Handels-und Geschäftsbriefe

• E-Mails

Bitte besonders beachten:

Thermopapier kann verblassen. Damit es innerhalb der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar bleibt, empfehle ich — vor allem bei hohen Beträgen — Kopien zu machen.

10 Jahre muss Thermopapier lesbar bleiben.

Ersetzendes Scannen

Werden Papierbelege in elektronische Unterlagen umgewandelt, können sie sofort vernichtet werden, wenn das Scan-Ergebnis dem Original entspricht sowie jederzeit verfügbar ist und lesbar gemacht werden kann. Das Verfahren muss ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Hierzu gehört u.a. auch die Verfahrensdokumentation.

Elektronische Rechnungen

Sie müssen in ihrer Urform aufbewahrt werden.

Austausch von Hardware

Werfen Sie keine Hardware weg, die Sie noch für das Aus-lesen von Daten benötigen könnten. Dies gilt auch für Kassen. Stellen Sie sicher, dass Hardware regelmäßig mit Strom versorgt wird, um Datenverlust zu verhindern.

Kassensysteme

Neben den Kassensystemen sind aufzubewahren:


• Betriebsanleitungen

• Protokolle, wann und wo Kassen zum Einsatz kamen

• Unterlagen zur Kassenprogrammierung inkl. Umpro-grammierungen

• Tagesendsummenbons (Z-Bons) mit Ausdruck Nullstellenzähler (Z-Nummer)

• Tägliche und unterschriebene Zählprotokolle

Anlagevermögen!

Werden Gegenstände gekauft, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, beginnt die Zehnjahresfrist erst dann, wenn das Objekt komplett abgeschrieben ist.

Beispiel:

Ein Computer wird Mitte 2007 angeschafft. Seine gewöhnliche Nutzungsdauer beträgt drei Jahre (= Mitte 2010). So dürfen die zugehö-rigen Belege erst ab dem 1.1.2021 vernichtet werden.

Mietverträge

gelten als Rechnung, sobald aus diesen Vorsteuer gezogen wird, sie sind 10 Jahre aufzubewahren.

Elektronische Rechnungen

Sie müssen in ihrer Urform aufbewahrt werden.

Urkunden

sind stets in Papierform aufzubewahren. Dies gilt auch für Eröffnungs-bilanzen und Jahresabschlüs-se sowie einige Zollbelege

 

 


 

Mein Tipp:

"Markieren Sie Beleg-Ordner mit einer um zwei Jahre verlängerten Aufbewahrungsfrist. Speichern Sie elektronische Daten in entsrpechenden Jahreszahlordnern"